議事録の作成

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■ 議事録は作らなければいけないのか?

「議事録なんて面倒くさくて作ってられないよ。」なんて言って、議事録を作ってない。総会を開催したら、議事録を作成し、10年間保存しなければなりません。株主や債権者から請求されたら、いつでも閲覧できるようにしなければなりません。これは、会社法第318条に定められています。取締役会議事録も同様に扱わなければなりません。

■ 会社の議事録ってどうつくるの?

議事録の作り方には色々ありますね。議会の議事録などは、発言の言葉どおりに作成されています。でも、会社の登記等に使用する場合、それをいちいち読んでいたのでは、結果に至までに長時間要してしまいます。したがって、使用目的によって結果だけを記載した議事録にするか、要点と結果を記載した議事録にするか、発言どうりに記録した議事録にするか使い分ける必要があると思います。また、体裁についても決まった形というものはありません。
しかし、株主総会、取締役会、監査役会、委員会については、会社法施行規則の中で記載内容が定めれております。
株主総会・・・・・会社法施行規則第72条
取締役会・・・・・会社法施行規則第101条
監査役会・・・・・会社法施行規則第109条
委員会・・・・・・・会社法施行規則第110条

主な記載事項(参考)

  • 会議タイトル
    通常総会議事録、取締役会議事録等
  • 会議の特定(件名)
    ○○会社通常総会、○○会社臨時株主総会、○○会社第○回取締役会等
  • 開催日
    ○年○月○日
  • 開催場所
    ○○県○○市○○町○○番地 ○○会社会議室
  • 出席者
    有効総数、出席者数(うち委任状出席者数)、小人数の場合は出席者氏名、欠席者氏名
    出席者の数が所定の数を超え、会議が成立している旨の記述。
    株主総会の場合は、議決権のある株主総数、株式総数、総株主の議決権の数、出席株主数、この議決権のある持株総数、この議決権の総数
  • 開始時刻
    ○時○分開始
  • 議長の選任(議長を設ける場合)
    定款の定め等により決定している旨又は互選により選ばれ本人が承諾し就任した旨の記述、並びに議長の氏名。
  • 議事録署名人の選任(議事録署名人を設ける場合。総会・取締役会等)
    議事録署名人を設けた場合、その署名人でよいか出席者に諮り、同意を得、本人が受諾した旨の記述をする。
  • 議事
    1)案件名(第○号議案 ○○の件)
    2)経過の要領(意見・発言の内容の概要)
    3)結果(賛成者数・反対者数と可決か否決か)。
    案件が取締役の利益相反に該当する場合には、当該取締役が採決に加わっていない旨の記載が必要。
  • その他
    議事とは直接関係ない事柄で、記録として残しておきたい事項等。
  • 終了時刻
    ○時○分終了
  • 議事録作成の日付(通常は開催日)
    平成○年○月○日
  • 議事録の署名
    議事録署名人を選任した場合には、議長と議事録署名人。
    議事録署名人を選任しない場合には、議長及び議事録の作成に係る職務を行った取締役(出席者取締役全員。取締役が多い場合には議事録署名人を選任する。)。
  • 押印
    署名(記名)の中に代表取締役が含まれていれば、代表取締役は必ず登録印を使用する。代表取締役が含まれていない場合は、全員実印を使用する。議事録が複数枚に及ぶときは各ページ署名者全員割り印する。
  •   

    以上の項目を、いかに簡潔に体裁良くまとめるか、議事録作成者の腕の見せ所です。ちょっと配慮が足らないばかりに、議事録が無効になってしまうケースもあります。 



    当事務所では、議事録作成をサポートいたいします。
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